Een goed doordachte organisatie van ICT werkt positief door in vrijwel alle bedrijfsprocessen. Van het compleet herinrichten van deze structuur, zoals nu bij NEN gebeurt, mag dan ook veel heil verwacht worden. Jappe van der Zwan en Hester Hegmans vertellen over de aanpak en de eerste resultaten.
Het zal geen NEN’er ontgaan zijn dat de organisatie de nodige turbulentie heeft gekend. Afdelingen zijn opnieuw ingericht, veel mensen zijn vertrokken en er zijn weer veel nieuwe mensen bijgekomen. “Een goed moment om ook de organisatie van ICT opnieuw te ordenen,” zegt Jappe van der Zwan, Manager Digitale Producten Organisatie. Hester Hegmans, toen nog Manager ICT en vanaf 1 september Manager IM&IT (Informatiemanagement & Informatie Technologie), zag bij haar start eind vorig jaar dat er veel moest gebeuren om ICT te professionaliseren. “Het MT heeft ervoor gekozen om een degelijk plan op te stellen voor het herinrichten van een slagvaardige en professionele ICT-organisatie.” Processen in kaart brengen Jappe: “We hebben met een grote groep medewerkers alle processen waarbij ICT een rol speelt onder de loep genomen en in kaart gebracht. Zoals verwacht, zagen we dat sommige dingen in het verleden echt niet goed waren geregeld. In veel gevallen was niet duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk was, en ook de implementatie van diverse processen was in sommige gevallen niet goed georganiseerd. Mensen moesten daardoor bijvoorbeeld soms ongetraind met een nieuwe applicatie werken.” Hester: “Ook stond de security er zeer slecht voor. Ik heb vrij snel een zogeheten pentest laten uitvoeren door een securityspecialist om de risico’s in beeld te krijgen. Er bleek jarenlang achterstallig onderhoud te zijn op onze ICT-infrastructuur. Met de migratie naar de cloud en Teams deze zomer is een groot deel van deze issues opgelost.”
“Het is gewoon leuk om aan mee te doen.”
Ketens en rollen Hester doet de aanpak verder uit de doeken: “We hebben een aantal ICT-ketens onderscheiden in de organisatie, ketens waarvan de processen logisch samenhangen en vaak zijn verbonden aan een afdeling. En, ook belangrijk, we hebben rollen omschreven die in iedere keten op dezelfde manier belegd moeten zijn.” Jappe: “Bij het project Normenbank hebben we onze werkwijze kunnen beproeven. Dat heeft prima gewerkt; iedereen die inbreng zou moeten leveren, was vanaf het begin betrokken, en mede daardoor is er een enorme kwaliteitsslag gemaakt.” Pentest De benadering met ketens, vast omschreven rollen en een standaard werkwijze is inmiddels verankerd in een plan. “En ook mijn afdeling is er, mede dankzij nieuwe organisatie, helemaal op ingericht,” stelt Hester. “Met Martijn Runderkamp (product- en front-end-realisatie), Paul Kuijpers (informatievoorziening en data) en Niels Wicherts (service -en leveranciersmanagement) als nieuwe hoofden bouwen we aan de juiste teams en de juiste inrichting om dit in alle ketens samen met Business door te voeren.” Jappe besluit: “En als je goede resultaten boekt met deze aanpak, is het niet alleen nuttig, maar ook gewoon leuk om aan mee te doen.”
Een goed doordachte organisatie van ICT werkt positief door in vrijwel alle bedrijfsprocessen. Van het compleet herinrichten van deze structuur, zoals nu bij NEN gebeurt, mag dan ook veel heil verwacht worden. Jappe van der Zwan en Hester Hegmans vertellen over de aanpak en de eerste resultaten.
Het zal geen NEN’er ontgaan zijn dat de organisatie de nodige turbulentie heeft gekend. Afdelingen zijn opnieuw ingericht, veel mensen zijn vertrokken en er zijn weer veel nieuwe mensen bijgekomen. “Een goed moment om ook de organisatie van ICT opnieuw te ordenen,” zegt Jappe van der Zwan, Manager Digitale Producten Organisatie. Hester Hegmans, toen nog Manager ICT en vanaf 1 september Manager IM&IT (Informatiemanagement & Informatie Technologie), zag bij haar start eind vorig jaar dat er veel moest gebeuren om ICT te professionaliseren. “Het MT heeft ervoor gekozen om een degelijk plan op te stellen voor het herinrichten van een slagvaardige en professionele ICT-organisatie.” Processen in kaart brengen Jappe: “We hebben met een grote groep medewerkers alle processen waarbij ICT een rol speelt onder de loep genomen en in kaart gebracht. Zoals verwacht, zagen we dat sommige dingen in het verleden echt niet goed waren geregeld. In veel gevallen was niet duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk was, en ook de implementatie van diverse processen was in sommige gevallen niet goed georganiseerd. Mensen moesten daardoor bijvoorbeeld soms ongetraind met een nieuwe applicatie werken.” Hester: “Ook stond de security er zeer slecht voor. Ik heb vrij snel een zogeheten pentest laten uitvoeren door een securityspecialist om de risico’s in beeld te krijgen. Er bleek jarenlang achterstallig onderhoud te zijn op onze ICT-infrastructuur. Met de migratie naar de cloud en Teams deze zomer is een groot deel van deze issues opgelost.”
“Het is gewoon leuk om aan mee te doen.”
Ketens en rollen Hester doet de aanpak verder uit de doeken: “We hebben een aantal ICT-ketens onderscheiden in de organisatie, ketens waarvan de processen logisch samenhangen en vaak zijn verbonden aan een afdeling. En, ook belangrijk, we hebben rollen omschreven die in iedere keten op dezelfde manier belegd moeten zijn.” Jappe: “Bij het project Normenbank hebben we onze werkwijze kunnen beproeven. Dat heeft prima gewerkt; iedereen die inbreng zou moeten leveren, was vanaf het begin betrokken, en mede daardoor is er een enorme kwaliteitsslag gemaakt.” Pentest De benadering met ketens, vast omschreven rollen en een standaard werkwijze is inmiddels verankerd in een plan. “En ook mijn afdeling is er, mede dankzij nieuwe organisatie, helemaal op ingericht,” stelt Hester. “Met Martijn Runderkamp (product- en front-end-realisatie), Paul Kuijpers (informatievoorziening en data) en Niels Wicherts (service -en leveranciersmanagement) als nieuwe hoofden bouwen we aan de juiste teams en de juiste inrichting om dit in alle ketens samen met Business door te voeren.” Jappe besluit: “En als je goede resultaten boekt met deze aanpak, is het niet alleen nuttig, maar ook gewoon leuk om aan mee te doen.”
